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入力作業と画質評価について

  Input work and Image Evaluation

1.入力作業の標準化

社団法人 日本画像情報マネジメント協会は、インターネットの普及、発展に伴って各国の電子政府で電子文書、電子化文書の管理方法や標準化ルールが必要となってきており部品や製品の電子商取引における取引文書、図面、写真などネットオンラインで伝送する。高速電子商取引(CALS)は航空、建設、流通などの分野で標準化が進んでいる。日本では情報化社会に対応する電子文書の新JIS規格化などが進展している。

2.文書情報マネジメント


各種の原情報からメディア変換を行い、利用しやすいシステムとして構築されたものが「文書情報システム」といわれるものでありまた「組織の業務を円滑にするため、文書情報の作成、利用、保管、保存および破棄までの文書のライフサイクル全体を通じて、確実かつ効率的に管理するための手段として、ハード、ソフト、コンテンツを機械的に組み合わせ、目的に応じて文書情報を有効に活用する」ことをいう。

3.文書情報を取巻く環境

近年オフイスの業務内容はパソコンの拡大により大きく変化、文書を書く、計算する、保管する、伝達するがより早く正確に処理され、情報の共有もごく普通の出来事となっている。さらにパソコンは同じ職場だけでなく世界中のあらゆる情報を瞬時に取得、発信できる道具として身近な道具となっている。

4..環境の変化と対応

(1)技術環境の変化

近年ICの高集積化によるコンピュータやネットワークの基礎技術の進歩、メモリーの大容量化その他ハードの進歩は著しい。ソフト面も処理能力の増大により、文字認識や、検索情報を事前に体系的に登録せずに自由な検索情報で検索可能な全文検索、コード情報に加えイメージやカラーにも対応した編集加工ソフト、作業手順に沿って仕事を進めるワークフローソフトなどおおきく進化している。
ファイルシステムは電子文書情報管理システム(EDMS)へ移行している。またマイクロフイルムは証拠性の高いメディアと安定したシステムとしてアナログメディアとして広く使用されている。近年、両者のメリットを合わせ持ったハイブリットシステムも利用されている。

(2)社会環境の変化

インターネットの普及で政治、経済のあらゆる活動が時間、空間の制約を受けることなく全世界同時進行の時代に突入し、官民を問わず活動内容を国際基準に則って公開することが当然となった。
官公庁→電子政府の実現、電子帳簿法の施行、情報公開法などの施策が文書情報マネジメントの巨大需要をもたらしている。
民間→金融、製造、流通等々に経営内容のディスクロージャー、品質管理(ISO9000)、環境管理システム(ISO14000)、PL法など国際基準で活動できる環境を薦めている。
一人1台のパソコンを持ち大量文書情報を保管し活用する体制づくりを迫られている。電子データによる交換(EDI)やインターネットと取引などの電子商取引が拡大し、これらの情報を保存、保管、管理することが世界規模で義務づけられている。このような状況下、効率廉価なサービスが求められているのである。

5.文書情報のライフサイクルと環境

一般に業務用文書は日常業務に関係する数週間から数ケ月は活発に使用され徐々に使用頻度は減少する。突然利用されなくなる場合もある。
文書情報は作成し、受理してから破棄、または永久保存されるまでの活用頻度の変化を「文書情報のライフサイクル」という。
文書は環境問題に無関係ではなく正負も両面をもつ。新聞紙を約9か月分リサイクルすると「立ち木1本を節約する」という。文書を紙以外に置き換えることにより「環境に優しい」情報マネジメントが行われたことと等しいのである。

(1)関連する法律と趣旨

環境基本法→環境への負荷が少なく持続的発展を示す基本的な事項と施行の方向性を示す。廃棄物、リサイクル、循環、共生、参加と国際的な取組みを推進。
廃棄物処理法→排出される廃棄物の量と質をコントロールする目的。処理法、処理基準、減量化、産業廃棄物の信頼性、安全性、不法投棄対策などの施行。
リサイクル法→企業、家庭で費用、容器包装、分別ゴミ、事業者の分担、再商品化、缶ガラス瓶、紙パック、ペットボトルなどが対象となる。

6.文書情報のセキュリティ問題

文書情報マネジメントは、組織の構成員が職務上作成し、取得した文書情報を適切に管理し利用できる手法であり、当然大量で重要なデータが多い。個人情報のプライバシーに関する情報もある。

(1)リスクマネジメントとは

リスクとは予測できない将来の結果の不確実性であり、作成された文書情報の紛失、改ざん、不正、不注意による情報流出がある。
文書情報を紛失から守るには信頼性の高い機器の利用、記録媒体、バックアップ、複数場所への分散管理などハード、ソフト両面で管理する必要がある。
リスクを計量化し、優先順位に重さと頻度を決める。リスクマネジメントプログラムは予防、対応、発見に分け業務フローの改善を行う。

(2)個人情報の管理について

個人情報の管理と取扱いは、事業者が守らなければならない基本として、利用目的、責任、開示に必要な手続きを明確化、情報の保護事項などを考慮する。
情報の流出の7割が個人の意思で流出しているといわれているが、大量の文書をマネジメントまたはシステム設計する際は各種の対応策を考慮、実行する必要がある。大量の情報を管理、運営、設計は技術と経験、モラルの高い「文書情報管理士」と相談するとよい。

社団法人 日本画像情報マネジメント協会 デジタル化に対応した文書情報マネジメントの基礎と応用(H135.31)より掲載

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